Ketika seseorang dipromosikan untuk menduduki jabatan sebagai manajer dalam perusahaan meskipun antusias dengan promosi ini namun tetap saja ada kecemasan dalam hatinya. Apakah saya akan mampu jadi manajer dengan pengalaman yang terbatas ini ? Bagaimana sikap para rekan kerja yang lebih senior tapi tidak dipromosikan ?.

   Keraguan  seperti ini tidak sedikit terjadi disekitar kita. Rasanya sulit sekali menjadi manajer untuk pertama kalinya. Takut, ragu-ragu, cemas atau justru terlalu antusias hingga sering salah perhitungan. Padahal bukan tidak mungkin kesempatan pertama menjadi manajer ini menjadi awal tangga karier yang lebih tinggi.

Apa artinya menjadi manajer ?

     Ketika seseorang ditempatkan di posisi manajer untuk pertama kalinya, ia harus mengubah sikap dan kebiasaannya. Dulu ia hanya bertanggungjawab atas hasil kerjanya sendiri. Sekarang dengan jabatan barunya ini, selain pada dirinya sendiri ia juga bertanggungjawab dan berwenang merencanakan dan mengawasi pekerjaan bawahannya agar mencapai target yang telah ditetapkan perusahaan. Ibaratnya sebuah orkestra musik, yang dulunya pemain gitar dan cuma perlu konsentrasi main gitar, sekarang sebagai manajer berarti ia menjadi sang dirijen. Ia harus mengkoordinir para pemain musik lainnya dan tentunya harus mengetahui cara memainkan setiap instrumen musik. Dari analogi tersebut  jelas terlihat sebagai manajer baru seseorang harus punya ketrampilan baru, pengetahuan baru dan perilaku baru. Dulu ketika sebagai pelaksana hanya “dibayar” untuk mengerjakan tugas sendiri, tetapi setelah menjadi manajer tentunya harus bisa memastikan apakah pekerjaan bawahan dikejakan sebagaimana mestinya.

Tanggungjawab dan wewenang yang serba jelas

Untuk memulai dengan baik, bukan hanya sang manajer baru tapi juga para bawahan dan pihak-pihak lain yang terkait harus tahu persis posisi dan keberadaan manajer baru.

Apa dan siapa yang menjadi tanggungjawabnya dan wewenang apa saja yang benar-benar dimilikinya. Caranya adalah pelajari job discription dengan cermat, tanyakan pada atasan sampai dimana tanggungjawabnya. Yang juga penting adalah wewenang anda, misalnya pada hal teknis, apakah boleh memberi instruksi kerja atau sampai memberi rekomendasi. Setelah semua serba jelas, komunikasikan pada bawahan dan rekan kerja yang terkait supaya mereka paham “daerah kekuasaan” anda.

Pandai-pandai membawa diri

    Dalam mengelola bawahan, manajer baru harus belajar untuk menyeimbangkan tiga hal yang sering bertentangan :

1.   Harus berlaku tegas dan adil untuk setiap bawahan tetapi juga memperlakukan mereka sebagai individu    yang kadang-kadang punya masalah spesifik.

2.    Harus mendorong mereka agar hasil kerjanya selalu prima, tetapi juga harus bisa mentoleransi kesalahan dan keterbatasannya.

3.   Harus mengontrol bawahan tetapi juga memberi otonomi agar mereka tidak terus tergantung pada anda.

Ketiga hal diatas bukan tugas yang mudah. Dalam menghadapi situasi yang serta dilematis ini, yang harus menjadi tugas utama anda bukan lagi mengatur bawahan tapi menampilkan kepemimpinan yang merangsang tumbuhnya iklim kerja yang produktif. Caranya pelajari beberapa jenis gaya kepemimpinan, analisa dan tentukan mana yang kira-kira cocok. Coba terapkan dengan fleksibel untuk menyelesaikan masalah dalam pekerjaan, atau belajar pada para manajer terdahulu yang tentu sudah lebih kenal situasi departemen yang dipimpinnya.   

Mengambil keputusan yang efektif

      Sebagai manajer tentu akan selalu dikelilingi masalah yang menuntut adanya jalan keluar yang jitu. Masalah itu sendiri umumnya beragam mulai dari masalah teknis, keuangan, masalah politis perusahaan sampai hubungan antar karyawan. Dalam banyak kasus, seringkali ketepatan keputusan yang anda buat menjadi ukuran efektif sebagai manajer. Ada empat tahap sederhana yang perlu dilalui dalam memecahkan masalah, yaitu :

1.      Identifikasi masalah dengan benar

2.      Kumpulkan dan pilih alternatif jalan keluar

3.      Terapkan jalan kelur yang telah dipilih

4.   Periksa apakah solusi yang dijalankan betul-betul berhasil menyelesaikan masalah.

Selain itu dalam melakukan proses diatas, perlu diingat :

1.      Mungkin dapat muncul beberapa solusi dan sulit untuk memilih solusi mana yang terbaik

2.      Menyelesaikan satu masalah dapat menimbulkan masalah-masalah baru.

3.      Beberapa masalah tidak mempunyai penyelesaian yang memuaskan.

4.      Seringkali tidak mempunyai cukup waktu dan sumber daya untuk menjalankan solusi yang ideal.

5.      Berpikir tentang memecahkan masalah dapat membuat sulit untuk melihat masalah sebagai tantangan 
      positif dan kesempatan.

Bagaimana mendelegasikan tugas

      Seringkali terungkap bahwa manajer yang efisien ternyata mereka yang  “pandai” mendelegasikan tugas yang tepat pada orang yang tepat.

Tiga hal penting yang membuat manajer baru dapat mendelegasikan tugasnya dengan baik adalah :

1.   Mereka harus menyadari dan menerima perbedaan antara mengelola orang dengan mengelola tugas.    
     Memang seringkali hal ini dirasakan sebagai proses yang sulit.

2.   Hambatan yang ada seringkali berupa minat pribadi. Biasanya seorang manajer baru, ahli dalam 
     mengerjakan dan menyukai tugas-tugas yang bersifat teknis dengan baik. Mereka takut keahliannya ini  
     meluntur karena sebagai manajer mereka akan jarang melakukan tugas-tugas teknis.

3.    Perasaan tidak aman. Manajer baru seringkali tidak tahu kepada siapa mereka bisa percaya dan 
      bagaimana mereka mengetahui kompetensi, integritas dan motivasi para bawahannya. Padahal sebagai 
     manajer harus  mempercayai seseorang untuk mengerjakan tugas yang ada.

Bagaimana akhirnya para manajer belajar mendelegasikan tugas ? Umumnya, keadaanlah yang menyadarkan mereka bahwa pekerjaan mereka terlalu banyak dan komplek untuk diselesaikan sendiri.

Belajar membuat perencanaan

Seorang manajer tidak bisa bersikap seperti diatas. Bahkan sebaliknya, seorang manajer harus bersikap proaktif. Tentunya anda harus mempertimbangkan dengan cermat hal-hal dibawah ini :

1. Bagaimana anda ingin suatu tugas/proyek dijalankan?
2. Bagaimana hasilnya jika anda tidak melakukan tindakan apapun?
3. Bagaimana caranya membuat masa depan semirip mungkin dengan apa yang diinginkan pada pertanyaan pertama?

Singkatnya, anda memerlukan perencanaan. Dalam membuat perencanaan, seorang manajer harus mengacu pada tujuan yang ingin dicapai, bagaimana menerapkannya, serta melakukan evaluasi.

Perlukah melakukan pengawasan yang ketat pada bawahan ?

Kontrol merupakan inti dari tugas manajerial. Tapi sayangnya kata-kata ini seringkali ditafsirkan negatif oleh para bawahan. Prinsip utama dari pengawasan adalah yang dikontrol bukanlah orang-orang tapi proyek/tugasnya, kejadian, sumber daya dan aktivitas-aktivitas yang didalamnya melibatkan para bawahan anda.

      Sebagai manajer, supaya anda dapat tetap mengontrol, ada beberapa hal harus diingat :

1. Buatlah standar kerja dan batas waktu yang ingin dicapai
2. Monitor kerja kelompok anda dan carilah feedback atas apa yang terjadi.
3. Bandingkan apa yang terjadi dan apa yang seharusnya terjadi (yang diharapkan terjadi)
4. Temukan performa kerja yang berada dibawah standar yang ditentukan.
5. Bertindaklah untuk memperbaiki kesalahan

Bagaimana atasan berkomunikasi dengan bawahan?

Tidak bisa ditawar-tawar lagi, manajer harus terampil berkomunikasi. Ia harus mampu mengkomunikasikan ide-ide dan perasaaanya kepada bawahannya. Tanpa komunikasi yang baik, kerja kelompok tidak mungkin dilakukan. Setiap orang akan bekerja sesuai dengan idenya masing-masing dengan caranya masing-masing.

     Bagi para manajer baru, komunikasi ini dapat menjadi kunci keberhasilan dalam memimpin. Tapi ingat, anda tidak hanya berkomunikasi dengan bawahan, tapi juga dengan atasan anda dan pihak-pihak lain dalam divisi anda. Barangkali, kiat komunikasi yang terbaik bagi seorang manajer baru adalah jadilah pendengar yang baik. Tampung sebanyak mungkin informasi yang relevan dengan tugas anda. Pikirkan baik-baik sebelum bereaksi atas apa yang diutarakan orang lain. Jujur dan terbuka terhadap bawahan adalah keharusan, supaya mereka juga bisa seperti itu dan bisa percaya pada anda.

Mengatur waktu dengan bijaksana

     Waktu merupakan “musuh terbesar” para manajer. Waktu merupakan sumber daya yang vital dan tidak pernah dirasakan cukup. Bagi para manajer, terutama manajer baru, waktu dirasakan sangat singkat sekali hingga mereka harus bekerja sambil makan siang, membawa kertas-kertas tugas ke rumah. Umumnya keadaan ini terjadi karena mereka belum terbiasa mengikuti ritme kerja barunya.

     Kemampuan mengelola waktu seringkali menjadi ukuran baik tidaknya seorang manajer.  Intinya kalau anda tidak bisa mengatur diri sendiri, mana mungkin bisa mengatur orang lain. Nyatanya, seringkali para manajer tidak dapat mengelola waktu dengan baik. Misalnya, cenderung mengerjakan tugas yang menarik lebih dahulu daripada tugas yang penting yang seharusnya menjadi prioritas. Juga sering siap sedia menolong permasalahan orang lain, padahal sebenarnya mereka dapat menyelesaikannya sendiri.

      Untuk dapat mengelola waktu dengan efektif, anda harus “memotong” beberapa tugas. Jangan melakukan tugas-tugas yang seharusnya tidak anda lakukan, misalnya tugas-tugas yang tidak terlalu penting, atau tugas-tugas yang dikerjakan oleh bawahan. Anda juga harus bekerja dengan lebih efisien dan jangan membuang-buang waktu. Buatlah rencana harian sampai bulanan karena tentunya sebagai manajer anda akan mempunyai segunung tugas yang harus dikerjakan.

Belajar bagaimana seharusnya belajar

     Jika ingin sukses, manajer baru harus mau memacu dirinya sendiri untuk belajar. Secara teratur cobalah instropeksi diri, cari dan analisalah umpan balik dari orang lain. Ketika dipromosikan, akan sangat bermanfaat jika manajer baru membuat daftar siapa-siapa yang dapat dipercayai untuk mengerjakan tugas bawahan, atasan, kelompok atau associate dari dan luar perusahaan.  Sebaiknya manajer baru juga mempunyai catatan perkembangan kariernya. Ada seorang manajer yang mempunyai kebiasaan untuk menyediakan waktu beberapa menit setiap hari untuk memikirkan “kesalahan terbesar yang dilakukan dan hikmah yang dapat diambil”. Ada juga yang membuat catatan tentang pengalaman 3 bulan pertamanya menjadi manajer. Cara yang  sederhana ini dapat membantu anda untuk belajar dari pengalaman lebih cepat.

     Jangan malu untuk meminta bantuan orang lain. Mereka yang punya network luas, dan tidak segan-segan meminta bantuan orang lain karena akan lebih mudah untuk beradaptasi dalam tahun pertamanya menjadi manajer. Memperluas jaringan komunikasi demi karier merupakan langkah yang tepat. Karena semakin luas jaringan komunikasi yang dibangun, semakin banyak pula masalah yang dapat diselesaikan. Berdiskusi dengan kelompok, dapat bermanfaat karena diskusi yang demikian  cenderung bersifat informal dimana manajer dapat dengan bebas mencari tahu ide-ide dan masalah yang tersembunyi.  Tapi sayang banyak manajer baru yang enggan untuk bertanya, karena merasa sebagai manajer seharusnya merekalah tempat bertanya.

     Tujuan pertama manajer seharusnya mendorong terbentuknya hubungan dengan atasan, kelompok, dalam organisasi maupun diluar organisasi untuk mendapatkan berbagai jenis dukungan, umpan balik dan nasehat. Hubungan yang demikian hanya akan bermanfaat jika manajer baru mau mengambil resiko membuka diri tehadap kritik yang membangun.

    Dengan memperhatikan hal-hal diatas  sebagai manajer baru anda dapat beradaptasi dengan baik. Yang perlu diingat, sebagai manajer baru anda jangan langsung mengharapkan dapat bekerja dengan efektif seperti seorang manajer yang sudah bekerja 5 tahun. Setiap orang tentu perlu waktu untuk beradaptasi dengan tugas baru. Tapi bukan berarti bawahan akan terus-terusan toleran dengan kesalahan yang dibuat oleh manajer baru. Jadi pergunakanlah semua sumber daya yang ada dan berusahalah semaksimal mungkin untuk mempelajari dengan cepat tugas-tugas baru seorang manajer. Semoga bermanfaat